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Guía básica para un plan de capacitación, en 5 sencillos pasos.

Amigo empresario, seguro te identificas con la frase que dice  “lo más valioso que tengo, es mi gente”, y no dudo que así sea. Pero ya en la práctica, la realidad es que la gran mayoría de nuestras PYMEs en México no capacitan a su personal, o lo hace de manera irregular y con poco impacto. ¿A qué se debe?

Hay muchos factores que impiden a los dueños de negocio realizar esfuerzos de capacitación. Uno de ellos puede ser la falta de presupuesto, la falta de tiempo, o la alta rotación de los colaboradores. Esto hace de esta meta algo difícil de alcanzar. Pero la realidad es que cualquier persona, en tu organización y en la mía, necesitan capacitación para lograr sus objetivos y sentirse motivados en su trabajo. Si aún no estás convencido del impacto que tiene la capacitación en la satisfacción de tus colaboradores, te invito a que leas el artículo sobre Las ventajas tangibles e intangibles de la capacitación en tu empresa.  

En este artículo, te daré a conocer un sencillo método para elaborar un plan de capacitación a la medida de tus necesidades, y algunos consejos para que no te salga un ojo de la cara, y saques el mayor provecho a tu inversión.

Paso Uno. Identifica personal clave en tu empresa.

Si tu empresa tiene alta rotación en puestos operativos, podrías empezar por capacitar al área de administración, ventas o de servicio al cliente. Hablamos de las personas que toman decisiones, y cuya actividad tiene un alto impacto en el desarrollo de tu operación. Sea cual sea este número de personas que representen tu “núcleo de negocio”, es importante fortalecerlos y demostrar que tú y la empresa se preocupan por su desarrollo.

Paso Dos. Detecta sus necesidades de capacitación.

Las necesidades de una persona en cualquier puesto se pueden dividir en dos grandes bloques: la capacitación técnica/ operativa, y la capacitación en competencias humanas / de gestión. Aprovecha los espacios de retroalimentación que tengas con ellos para hablar de estas necesidades. Observa qué partes de su puesto y de su desempeño necesitan mejorar, y evalúa junto con ellos, los temas en los que requieran un “empujoncito” para llegar al nivel necesario. Siempre es bueno hacer una mezcla entre ambos bloques, pues generalmente se requieren habilidades técnicas (Ej: uso de software, maquinaria, seguridad, sistemas informáticos) y habilidades humanas (Ej: comunicación, trabajo en equipo, manejo del estrés, toma de decisiones). Es importante que tanto tú como la persona estén de acuerdo en que se requiere fortalecer dicho tema, y que haya un deseo de la persona por mejorar. Si te es posible, asigna una prioridad o una jerarquía a la importancia que tiene cada tema, para cada persona.

Paso tres. Observa todas las necesidades de capacitación en una misma matriz.

Elabora una tabla en la que coloques los resultados de tu detección de necesidades de capacitación (DNC), de manera que puedas ver si existen coincidencias entre las diferentes personas. Esto te ayudará a saber qué temas tendrán mayor impacto en tu organización, y cuáles podrían ser muy particulares de una persona.  Aquí un pequeño ejemplo de cómo podrías organizar esta tabla.

Nombre de la persona

Competencia técnica 1

Competencia técnica 2

Competencia humana 1

Competencia humana 2

Juan Ruiz

Uso de excel avanzado

Cotizaciones en CRM

Liderazgo de equipos

Atención a cliente

Magdalena Trejo

Políticas de calidad

Embalaje de producto

Comunicación y escucha activa

Toma de decisiones

Armando Ornelas

Embalaje de producto

Manejo de cargas pesadas

Toma de decisiones

Rendición de cuentas

Felipe Fernández

Manejo a la defensiva

Mantenimiento general de vehículos

Atención a clientes

Gestión del tiempo

Paso 4. Define qué capacitación se puede dar de manera interna, y cuáles temas de manera externa

Es muy probable que la capacitación técnica se pueda gestionar desde el interior de la empresa, si ya hay alguien que domine el tema, o que haya consultores especialistas en tu giro de negocio. En el ámbito humano, es muy recomendable tener un consultor externo, una plataforma digital de capacitación, o un material didáctico que todos puedan consultar.

Paso 5. Elabora un calendario de capacitación, y asegúrate de cumplirlo.

Esto te servirá para darle un orden a las capacitaciones, y que tengas el tiempo para convocar a las personas involucradas para dar y recibir la capacitación. Organiza tus temas a lo largo del año, y motiva a las personas para que participen activamente en las actividades. En este punto, tu ejemplo y tu presencia son muy importantes, pues demuestra que estás interesado en su crecimiento y, si es necesario, te capacitas a la par de ellos para que estén alineados en la misma metodología y los mismos criterios.

Esto es, a grandes rasgos, el proceso para crear un plan de capacitación. Las decisiones que tomes de qué cursos impartir, y a quién contratar, dependerán de tu capacidad de pago, y el impacto que tenga dicho tema en tu operación. Si se planea con oportunidad, el factor del tiempo de las personas no deberá ser un obstáculo, y generarás un ambiente de mucho compromiso y entusiasmo en tus equipos.

Espero que, con la evolución de esta estrategia, puedas incluir a cada vez más personas en el plan de capacitación, y todos tengan la oportunidad de crecer en donde más lo necesitan. Naturalmente, mi recomendación es que cuentes con una plataforma digital de capacitación, totalmente en línea, que te pueda ofrecer cursos de muchos temas, a muy bajo costo, y que te permita gestionar todo tu plan de capacitación, en un solo lugar.

Si te interesa probar esta herramienta, y quieres ver cómo puedes integrar a todos tus equipos a  esta plataforma, te pido que dejes tus datos aquí, y de manera gratuita, te daremos acceso a 2 de nuestros cursos estrella, para que consideres nuestro servicio.

Sigue nuestras publicaciones, y descubre más consejos para elevar la competitividad de tu empresa.¡Hasta pronto!